世界是平的
《中国教育网络》：当今世界，信息化突飞猛进，大学是最前沿的人才基地，这两年，各大高校尤其是211、985院校，都在加大信息化进程，中国科学技术大学（简称中科大）是如何应对这一发展的？您认为大学在信息化进程中将如何应变？
张淑林：“世界是平的”，我们正在沿着信息化的这个规律前进。大学也一样。
人类历史上每次重大的技术革命都会对人们的生活、工作方式产生巨大的影响，甚至是彻底地变革。以信息技术为核心的第四次技术革命，在推动人类社会大踏步地进入信息化时代之际，对人类的工作方式、业务流程和管理体制的影响更是空前的。
工业社会背景下，传统的管理职能型组织机制中各部门之间是相互孤立的，同一个部门内部是金字塔式的管理方式，组织中的成员都把领导的任务作为工作目标，却忽视了真正的服务对象。而在信息化管理流程中，人们遵从用户至上的思想，下一流程的成员是上一流程的服务对象，最终达到满足组织外部用户的目的，并且成员间信息的传递和沟通跨越部门界线，工作人员对其本职工作具有决策权，组织中的领导者主要发挥协调作用。在信息化条件下，工业社会以控制职能为主体的传统工作方式，其反应已经显得缓慢而笨拙，正在受到严重的挑战，传统的金字塔形组织管理结构的扁平化趋势已越来越明显，中间层的任务最终将被信息网络所取代。
管理信息化绝不是简单地将手工操作转变为电脑操作，而是涉及到业务流程的根本性变革，它导致信息的共享、组织结构的扁平化，权力重心的下移，管理模式由以控制为主向以服务为主的方向转变。中国科学技术大学的研究生教育在国内有其特殊性，所以我们用信息化手段首先着眼于研究生院的管理，体现了大学在信息时代的流程与理念的转变。
《中国教育网络》：您认为高校采用信息化手段，最重要的工作在哪里？
张淑林：分管研究生院的时候，我最先提出“研究生院管理向服务转化”，当时很多学校的研究生院都很不理解这个看法。不久，政府提出“政府管理向服务转化”，作为高校更要向这个方向转化。
我们发现，中国研究生教育的条件，与国外相差不大，但差距在我们的管理，我们太注重管理，而很少服务。国外的教授在学校中当家作主，而在中国，一个普通的行政管理人员就能对教授指手划脚，评判其质量好与坏，这个现象是很不合理的。因此，我就提出研究生院应该给教授提供一个最好的服务环境。教授质量的好与坏，需要依靠制度的制约，依靠现代化手段的制约，以及自我的约束，而不是管理部门的管理。
我认为信息化手段有助于高校整体质量的控制。在我们的整个教育管理体制中，不信任的现象很普遍，通过信息化的手段能够控制很多不该人为控制的东西。研究生院的转化第一要做好服务，第二是做好宏观政策的制定，营造一个质量氛围，让教授们大胆地去管质量。这个管理过程需要充分利用现代化的手段。
因此，在国家重点推进世界一流大学创建的新形势下，为提高办学质量与效益，中科大研究生院提出了“一个中心，一个转变”的工作理念，即“以提高研究生培养质量为中心，实现从管理控制向主动服务转变”，用信息化手段来进行整个研究生院的管理。
在实践中，中科大在国内高校中率先构建了研究生管理与服务“五大信息平台”。“五大信息平台”覆盖了研究生导师信息、招生宣传、迎新与离校、学籍与奖助以及学位论文质量监控等研究生招生与培养的各个环节，实现了基于数据共享、知识共享的综合信息服务。
向主动服务转变
《中国教育网络》：研究生院的“五大信息平台”的工作方式是什么？
张淑林：以前为了办理离校手续，学生四处跑，只为盖个章，有时得来回跑好几趟，怨声载道。今年起，我们的离校可以说是井然有序，通过网络就能办完所有手续。而且，从今年开始，中国科学技术大学的研究生招生简章变成了电子版，导师与研究生之间的沟通还可以通过互动平台进行。这就是信息化带来的大变化。
研究生院的这五大信息平台分别是：“招生系统”、“迎新与离校系统”、“学籍与奖助系统”、“博导电子档案系统”和“学位论文质量监控系统”。
可以说，这五大管理信息平台体现了电子校务的核心。在电子校务的发展过程中，一开始只是信息发布，即各部门制作自己的网站，在网站上发布相关的信息，但这只是电子校务的最初阶段，它只是单向的信息传递，所以随着电子校务的发展，信息的传递开始双向化，信息的交互成为重要的特征，而且在网络上开始能够办理相关业务，但是其最高形态是通过网络进行互动式的服务，不仅实现网络上的互动，而且通过网络进行服务。
五大信息平台的建构理念就是要在网络上实现对研究生与导师的全方位的服务。我们要在这个平台上实现对研究生管理理念从管理控制向主动服务的转变。
《中国教育网络》：“五大信息平台”的服务理念是如何设计和实践的？
张淑林：五大信息平台实现了高质量的服务。基于这五大信息平台的服务是将研究生培养的各种业务流程穿接起来，实现了各种应用系统的互联、互通，为研究生和导师提供了统一的、一站式的服务渠道。
“五大平台”的数据之间具备很强的互补性，相互之间可以进行必要的数据共享和通常的交换途径。通过“五大平台”的无缝连接，学校的管理层可以便捷地获得一个整体的数据视图，便于进行数据的分析和使用。
正是因为五大信息平台的核心是传递服务，是传统的管理控制向主动服务的转变，因此它绝不是简单的信息管理、绝不是单纯的技术的运用，而是从理念、行动、流程等的根本性改变。
追求“无为而无不为”的境界
《中国教育网络》：那么，您认为“五大信息平台”的成功实现需要具备哪些条件？
张淑林：成功的信息化应用，一定是对现实的业务流程有实质的推动和帮助。总结中科大研究生院实施这五大系统的经验，发现要成功实施这些系统，需要有一些重要的条件。
第一，领导重视。研究生信息平台建设已经不是单纯的技术问题，更是管理问题、制度问题，如果没有学校领导的强有力推动，各相关部门的全力协调、支持和配合，研究生信息平台建设将难以实施和推进。
第二，观念转变。需要真正从观念上实现从“管理”向“服务”的转变。“大音希声，大象无形，道隐无名”，研究生管理的最高境界是师生在接受优质、高效服务的同时，感受不到管理的存在，而教学、科研却在高效而有序地进行。在对研究生管理“五大信息平台”的经营与创新中，中科大研究生院始终坚持在实践中不断突破“有形”的管理流程的束缚，变被动的管理为主动的服务，变显性的管理为隐性的服务，在与服务对象的互动中，追求研究生管理“无为而无不为”的至高境界。
第三，加强宣传与介绍。研究生、导师和研究生管理的相关部门对“五大信息平台”的了解和认知程度在某种程度上决定了其价值的发挥和功能的实现。因此，通过主动推介服务、网络宣传，开设培训等多种渠道加强对信息平台的宣传和介绍，就显得格外重要。
第四，不断完善。服务无止境，在工作中需要不断发现问题、收集信息，特别是收集研究生与导师的各方面的需求，从而对系统的功能进行不断的完善。
目前，“五大信息平台”已基本覆盖到研究生教学管理的各个方面，今后中科大研究生院将通过对全校师生的需求的进一步调研，从提升服务质量、深化服务内容的角度，对该系统进行不断完善与提升，为我校创建世界一流研究型大学提供更加有力的支撑。
张淑林
研究员，中国科学技术大学副校长（兼研究生院常务副院长）。
1956年生于安徽阜阳。1982年毕业于中国科学技术大学分子生物专业，获生物学学士学位。
主要分管学位、学科建设（211、985工程）、学科评估、公共支撑体系、上海研究院、苏州研究院等工作。
目前，主要研究领域为学位与研究生教育评价系统工程、研究生教育管理学。多年来在学位与研究生教育评估理论与评价技术方面做了大量的研究工作，曾先后主持和承担过十余项教育部和中国科学院有关学位与研究生教育的重点研究课题。
来源：《中国教育网络》2009年10月刊